Procrastinação, o inimigo da produtividade

Gente que vive enrolando as ideias na gaveta, deixa tarefas essenciais para amanhã ou sabe de um compromisso importante mas, deixou pra depois e assim vai acumulando. De repente, ela resolve acordar, porém o tempo já passou e não volta mais.

Isto de lembra alguém? Você não está sozinho.

A procrastinação é aquela velha mania de deixar pra depois. Um vício perigoso e com índices  alarmantes, sendo praticado em diversas esferas da vida, principalmente no campo profissional.

Como superar a procrastinação? 

A internet está cheia de blogs ou sites com artigos bem legais, repletos de dicas para você derrotar o seu gigante. Em geral, te ensinam como criar um plano estratégico que nós geralmente costumamos chamar de Lista de Tarefas e/ou Compromissos ou as vezes de Plano de Atividades Periódicas, ou Semana de Produtividade, os nomes são variados.

Mas, aí vem algo curioso, enquanto montamos a nossa lista de tarefas, o nosso consciente já está premeditando a adiar essas anotações, tipo:

"Vou agendar aqui na minha lista a atividade X pra o dia Z no horário Y, mas, pensando bem, se nesse horário eu não estiver pronto, vou fazer outra coisa mais legal, prazerosa, e depois eu resolvo isso".

Isso acontece com você?

E quanto mais complexa for a sua lista, pior. A tendencia é ser adiada por mais vezes. Talvez a pessoa venha cumprir os 03 primeiros itens da sua lista, mas logo será esquecida :(

Um palpite? 

Comece com um lista pequena, com poucas metas, e que sejam de prioridade alta. E a cada tarefa cumprida vá desmembrando essa lista, adicionando outras atividades correlatas até chegar as de prioridade baixa.

E assim, quem sabe você poderá aumentar a sua produtividade. Em suma, é preciso criar um hábito inverso à procrastinação. Por isso, é recomendável sempre cumprir a todo custo a sua lista ou plano de metas. E se falhar tenta de novo, se continuar falhando, mais uma vez, outra vez e vai de novo, enfim.

Tenha persistência! :)

Falando em produtividade, se está tendo dificuldade de produzir bem no campo profissional, nesse blog você poderá encontrar mais algumas dicas sobre produtividade no trabalho aqui.

Espero que tenha gostado do artigo e tenha feito um ótimo proveito.

Tenham cuidado com a maneira como vocês vivem; que não seja como insensatos, mas como sábios, aproveitando ao máximo cada oportunidade, porque os dias são maus. Efésios 5:15,16

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Como ser mais produtivo

Ser mais produtivo e mais eficiente todos os dias está intimamente ligado a uma questão crucial: ultrapassar a resistência que nos impede de concretizar tudo aquilo que temos para fazer. E é precisamente porque temos dificuldade em superar essa resistência que procrastinamos tanto, deixando para amanhã ou para mais tarde aquilo que efetivamente podíamos fazer hoje, agora.

Veja sugestões de como você pode aprender a lutar contra a resistência para criar novos e bons hábitos, para encontrar a simplicidade e a felicidade, para fazer aquilo que tem para fazer, sempre com vontade e prazer.

1. Tenha consciência. 

O grande problema em ultrapassar a resistência é que raramente pensamos na própria resistência, ou seja, não a compreendemos, nem temos consciência da sua presença. Pensamos “tenho de limpar o frigorífico” ou “tenho de organizar a minha lista de afazeres”, mas num ápice somos distraídos pela Internet, por um telefonema ou por um programa televisivo, entre milhares de outras distrações. A única forma de combater este ciclo vicioso é reconhecer e enfrentar a resistência – quando tiver a verdadeira consciência da sua existência, será mais fácil lutar contra ela e vencê-la.

Porém, a dificuldade é estar realmente atento à sua presença, algo em que terá de se concentrar durante alguns dias. Imprima as palavras “Derrubar a resistência!” e coloque essa folha de papel num local bem visível, que o ajudará a tomar consciência da resistência enquanto trabalha. Sempre que fizer alguma coisa que não é prioritário, tenha consciência disso.

2. Seja um profissional. 

Uma das melhores formas de combater a resistência é ser um bom profissional. Ao contrário de um amador, um profissional apresenta-se ao trabalho pronto para trabalhar. Um profissional assume o seu trabalho a 100% e ama o que faz – também sabe que é apenas uma questão de aparecer para trabalhar e começar efetivamente a trabalhar, o resto virá por si só. Enfrente o trabalho como um profissional e conseguirá concretizar tudo aquilo a que se propuser.

3. Seja muito claro e concentre-se. 

Antes de começar cada dia, seja muito claro consigo mesmo acerca daquilo que quer concretizar. Pode não conseguir terminar 10 projetos importantes, mas talvez possa concretizar um desses projetos ou então adiantá-lo bastante.

Defina as 3 tarefas mais importantes que tem para fazer nesse dia e concentre-se exclusivamente nessa pequena lista. Comece e termine essas 3 tarefas antes de fazer outra coisa qualquer.

Quando tiver concretizado essas 3 grandes tarefas passe para os pequenos afazeres que tinha em mente terminar nesse dia. Sempre que se sentir disperso daquelas 3 tarefas (e com vontade de fazer coisas inúteis!), relembre aquela pequena lista e volte a concentrar-se nela.

4. Remova todas as distrações.

Não perca muito tempo com isto porque eliminar distrações pode ser, em si, uma grande distração. Em vez disso perca um minuto para fechar a sua caixa de e-mail e desligar qualquer mensageiro de textos, como Whatsapp, Vibe, Skype, Hangout, chats Online, etc – se possível, desligue a sua Internet por completo. Feche todos os programas e documentos que possa ter abertos, exceto aquele em que você vai trabalhar.

Organize rapidamente o seu escritório, desligue ou coloque em silêncio os telefones, coloque uns auscultadores ou alerte os colegas de trabalho (ou família no caso de trabalhar em casa) de que não quer ser incomodado durante a próxima hora (ou o tempo em que pretende trabalhar em determinada tarefa).

5. Comece a trabalhar.

No sítio do costume, à hora do costume. Ultrapassar a resistência também passa pela criação de hábitos que nos relembram que é preciso arregaçar as mangas e trabalhar. Comece a trabalhar sempre à mesma hora, de preferência com o mesmo tipo de tarefa, assim, quando o relógio marcar essa hora já sabe o que lhe espera e a única coisa que tem de fazer é começar a trabalhar.

6. Conheça a sua motivação. 

Porque é que está a fazer isto? Qual a importância desta tarefa? Qual o seu objetivo final? Qual a importância dessa meta final para si? Porquê? É importante que saiba a resposta a estas e outras perguntas semelhantes para que possa ter a motivação necessária para ultrapassar a resistência.

7. Simplesmente comece. 

No fundo, não há melhor dica ou conselho do que este: Sente-se e comece a trabalhar. Sente resistência até para fazer isso? Não há outra forma de ultrapassá-la sem esta tática: Simplesmente começar. Quer realmente começar, mas sente a vontade de fazer outra coisa qualquer? Pare, evite a distração e lembre-se daquilo que realmente tem de fazer e porquê. Prepare-se, sente-se e comece – começar é realmente a coisa mais importante que pode fazer para ultrapassar e vencer a resistência todos os dias, seja qual for a tarefa. Agora pare de ler isto e comece a fazer o que tem para fazer :)


Texto adaptado. Fonte: EstadoZen

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Produtividade preguiçosa: 10 formas simples de fazer apenas 3 coisas hoje

Todos temos uma veia preguiçosa (alguns mais que outros), mas também temos os nossos momentos áureos de produtividade onde trabalhamos a todo o gás, terminando tarefas e riscando-as da nossa lista de afazeres como se a nossa vida dependesse disso. No entanto, na maioria dos dias, só nos apetece fazer uma ou duas coisas para depois dormir a sesta. E a verdade é que não é preciso muito mais do que isso. Executar poucas tarefas por dia pode fazer maravilhas ao seu nível de produtividade, isto porque vai permitir-lhe concentrar-se plenamente em menos atividades, fazendo com que essas tenham, em simultâneo, um maior impacto. De que forma a preguiça pode ser produtiva?

1. Escolha apenas três coisas para fazer hoje. Ao estabelecer um limite, será obrigado a escolher apenas coisas importantes. Se não estabelecer um limite, vai tentar fazer tudo… o que implica que estará, de fato, ocupado, mas com coisas menos importantes também. Escolha apenas três coisas, mas faça uma escolha cuidadosa.
2. Escolha pelo impacto, não pela urgência. Existem sempre coisas que parecem muito urgentes hoje e que acabam por empurrar para trás as coisas bem mais importantes. Mas pense assim: O que é urgente, é apenas urgente na nossa mente. Daqui a uma semana, já não interessam. No entanto, se escolher algo que vai ter um impacto a longo prazo no seu trabalho e na sua vida, daqui a uma semana vai interessar… e muito! São essas tarefas de elevado impacto que mais interessam – as coisas que, com o tempo, vão marcar a diferença, trazendo-lhe reconhecimento, realização e novas oportunidades.
3. Faça a sua escolha na noite anterior. Planeie os seus três afazeres na noite anterior, assim estará pronto a trabalhar quando acordar no dia seguinte. Como escolheu e planeou as tarefas com tempo e calma, não há nada de urgente nessa pequena lista – o que é uma excelente maneira de começar o dia!
4. Comece imediatamente. A primeira coisa a fazer quando começar a trabalhar é extremamente simples: comece pelo primeiro dos 3 afazeres. Não se distraia, fazendo pequenas coisas, num adiamento inconsciente. Apenas comece. Mãos na massa. 
5. Não veja o seu e-mail até completar a primeira tarefa. Vai surgir sempre o desejo de querer "curiar" o e-mail, contas em redes sociais (ou qualquer outra distração que tenha no trabalho), mas terá que resistir! Deixe que isso seja o seu prêmio por concluir a primeira tarefa da sua lista. Deixe que a vontade de ser preguiçoso o motive a terminar essa tarefa… Afinal de contas, só irá faltar apenas mais duas coisas! 
6. Escolha uma quarta tarefa, sobre a qual pode procrastinar. É aqui que pode pôr a procrastinação a trabalhar para si. Este truque funciona mesmo: Coloque, em primeiro lugar na sua lista, uma tarefa grande, sim aquela que anda a temer há já algum tempo. Vai, inevitavelmente procrastinar essa primeira tarefa e acabar por trabalhar nas outras três. Mesmo que esteja em fase de procrastinação, vai conseguir concluir três tarefas essenciais. E a quarta? Como é que a vai conseguir “despachar”? É fácil: Quando surgir outra coisa que não quer mesmo fazer, passe essa para o primeiro lugar da lista e concentre-se na tal quarta tarefa.
7. Faça uma pausa entre tarefas. Cada vez que terminar um dos três afazeres, faça uma pequena pausa 10, 15 até 20 minutos – ou aquilo que precisar – afinal possivelmente você está num escritório e não em uma fábrica ou linha de montagem! Levante-se e circule um pouco, vá tomar um café, beber um copo de água, comer uma fruta. Tire um tempinho para uma conversa com alguém. Procure relaxar a sua mente. Terminada a pausa, hora de atacar com tudo a próxima tarefa. 
8. Quando terminar, comemore. Uma vez concluídas as suas três tarefas importantes, festeje. Tire uma sesta, faça algo que gostaria de fazer no dia, você merece! Afinal, já executou três tarefas cruciais hoje, o que é mais do que a maioria das pessoas consegue fazer. Podem fazer, por exemplo, sete coisas mais pequenas, mas provavelmente foram muito menos produtivos. 
9. Agrupe as tarefas mais pequenas. Terá, inevitavelmente, pequenas coisas a tratar ao longo do seu dia. Adie-as para a tarde ou para o final do dia e depois execute-as em grupos: faça todos os seus telefonemas, envie e responda a todos os seus emails, trate de todos os papéis que tem em cima da secretária. O mais importante é não permitir que esses afazeres, pequenos e rotineiros, atrasem as grandes tarefas. 
10. E se tiver de fazer mais? Pode sempre escolher mais do que três tarefas, mas talvez não consiga completar todas elas, por isso, comece por escolher apenas três, deixando mais três para o dia seguinte. O mundo não vai acabar e a vida continua! Além disso, você vai andar muito menos estressado.

Texto adaptado. Fonte: EstadoZen

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